A. Pengantar
Kebutuhan akan informasi tidak dapat dihindari, semakin banyak kebutuhan maka semakin banyak informasi yang dibutuhkan, terutama bagaimana informasi tadi dapat diolah menjadi sebuah karya informasi dan dapat dikomunikasikan kepada yang membutuhkannya baik yang bersifat elektronik maupun media cetak. Bahan ajar ini memberikan materi bagaimana cara membuat sebuah karya informasi dengan menggunakan perangkat lunak pengolah kata melalui beberapa layanan tampilan informasi seperti efek teks, penyisipan objek, beberapa layout tampilan dan bagaimana mencetaknya.
B. Memulai Mengoprasikan Microsoft Word
1. Membuka Jendela Microsoft Word
Untuk membuka Microsoft Word, ada beberapa langkah yang dapat kita lakukan, diantaranya adalah:
Gambar 5. Membuka jendela microsoft word
6. Klik Start yang ada pada taksbar menu
7. Setelah muncul sejumlah menu, klik Program/ All Program
8. Klik Microsoft Office bila menggunakan Ms. Word 2003
9. Klik Microsoft Office Word 2003
10. Jika di Desktop terdapat Shortcut Microsoft Office Word 2003 dapat pula langsung melakukan double klik pada Shortcutnya.
11. Tunggu sampai jendela Microsoft Word ditampilkan dan siap untuk menerima perintah2. Membuat Dokumen Baru
Apabila kita memulai mengoperasikan Microsoft Word, maka akan langsung ditampilkan dokumen kosong yang siap untuk dipergunakan. Namun, jika kita lagi membuat dokumen tertentu dan ingin membuat dokumen lain di lembar dokumen baru, maka langkah yang kita lakukan adalah dengan membuat dokumen baru. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Gambar 6. Membuat dokumen baru
a. Pilih menu File
b. Klik New.
c. Maka akan keluar lembar dokumen Ms. Word seperti gambar di bawah ini.
Gambar 7. dokumen baru
Selain cara di atas kita dapat menggunakan alternatif/cara lain yaitu:
a. Klik ikon (New Blank Document) pada standard toolbar.
b. Bisa juga dengan langsung menekan tombol kombinasi keyboard Ctrl+N, maka dokumen baru akan ditampilkan di layar.
3. Membuka Dokumen/File yang telah Tersimpan
Kelebihan dari komputer adalah dapat menyimpan dokumen/file yang telah kita buat, kita dapat membuka nya kembali dokumen/file yang telah tersimpan di dalam komputer sehingga bisa ditambah lagi isi dari dukumen/file tersebut, bisa diceta kembali dan lain-lain.
Adapun langkah-langkah untuk membuka dokumen/file yang telah tersimpan adalah sebagai berikut:
Gambar 8. Membuka dokumen baru
a. Klik menu File
b. klik Open.
c. Maka akan tampil kotak dialog Open
Gambar 9. Kota Dialog Open
d. Pilih file yang ingin kita buka dengan terlebih dahulu menentukan letak folder tempat dokumen/file kita tersimpan.
e. Klik pada nama file yang akan dibuka.
f. Klik Open, maka file yang tadi dipilih akan dibuka oleh Microsoft Word.
Selain cara di atas kita dapat menggunakan alternatif/cara lain yaitu:
a. Klik tombol ikon (Open) pada standard toolbar.
b. Bisa juga dengan langsung menekan tombol kombinasi keyboard Ctrl+O, maka file yang kita buka akan ditampilkan di layar.
4. Menyimpan dokumen
Dari semua kegiatan kita dalam pengetikan dan pengolahan dokumen, kegiatan yang paling penting adalah menyimpan dokumen, hal ini dimaksudkan untuk menjaga kemungkinan kehilangan dokumen. Adapun langkah-langkah yang dapat kita lakukan adalah:
Gambar 10. Menyimpan dokumen
a. Klik menu File
b. Klik Save/Save As.
c. Pada layar akan ditampilkan kotak dialog Save As.
Gambar 11. Kotak dialog Save
4. Pada tombol daftar pilihan Save in, pilih dan klik drive atau folder yang diinginkan
d. Pada kotak isian File name, ketikkan nama file dokumen
e. Klik tombol perintah Save atau enter untukk menyimpannya
f. Lakukan penyimpanan file sesering mungkin, untuk menghindari kemungkinan komputer padam secara mendadak.
Selain cara di atas kita dapat menggunakan alternatif/cara lain yaitu:
a. Klik tombol ikon (Save) pada standard toolbar.
b. Bisa juga dengan langsung menekan tombol kombinasi keyboard Ctrl+S, maka file yang kita buka akan ditampilkan di layar.
5. Menutup File Dokumen
Setelah kita selesai bekerja sebuah file dokumen dan ingin menutupnya tanpa keluar dari jendela Microsoft Word, kita dapat menutupnya dengan menggunakan langkah berikut:
Gambar 12. Menutup dokumen
a. Setelah menyimpan file dokumen, untuk menutup file, pada jendela Microsoft Word, pilih menu File,
b. klik tombol Close, maka Microsoft Word akan menutup file dokumen yang sedang aktif.
c. Atau bisa dilakukan dengan menekan (close) pada baris menu.
6. Menutup Jendela Microsoft Word
Kegiatan yang paling terakhir dalam proses pengolahan file dokumen adalah mengakhiri kegiatan tersebut dengan keluar dari jendela Microsoft Word, kita dapat mengakhirinya dengan menggunakan langkah berikut:
Gambar 13. Keluar dari jendela Microsoft Word
a. Pastikan dokumen telah tersimpan, pilih menu File,
b. Klik Exit, maka jendela Microsoft Word akan tertutup.
c. Selain dengan menu File, menutup jendela Microsoft Word juga dapat dilakuk an dengan mengklik tombol X yang terletak di pokok kanan atas dari jendela Microsoft Word.
C. Format Teks
1. Cara Menggunakan Pointer
Pointer merupakan petunjuk mouse saat digunakan dan digerakan untuk mengakses suatu perintah, bentuknya dapat diubah sesuai dengan jenis perintah yang dipergunakan, secara default bentuk sebuah pointer berbentuk panah kecil jika menunjuk sebuah ikon, berbentuk garis tegak bila ada dalam daerah pengetikan dan berbentuk jam pasir ( ) jika kita sedang melakukan suatu proses dan lain-lain.
2. Cara Menggeser Insertion Point (kursor)
Insertion point sama dengan kursor, perbedaanya terletak bentuknya. Kalau insertion point berupa garis tegak huruf (I-beam) yang berkedip-kedip terdapat pada aplikasi Windows. Insertion point berfungsi sebagai penunjuk lokasi tempat memulai pengetikan atau memblok teks. Agar kita bergerak dengan cepat dalam suatu dokumen yang besar, maka kita harus tahu apa saja perintah untuk menggeser insertion poin tersebut.
Jika menggunakan mouse dapat meng-klik pada daerah yang diinginkan, tentunya hal ini hanya dapat kita lakukan pada layar yang tampak saja. Untuk mengatasi ini kita juga dapat menggunakan tombol vertical scroll bar atau horizontal scroll bar yang terdapat pada bagian kanan dan bawah layar dengan symbol . Akan tetapi tombol ini hanya berfungsi untuk menggeser layar bukan untuk memindahkan insertion point/kursor.
Tabel 18. Menggeser kursor menggunakn fungsi tombol keyboard
Tombol
Pada Keyboard Fungsi
atau Memindahkan kursor ke arah kanan atau arah kiri satu karakter
atau Memindahkan kursor ke atas atau bawah satu baris
Ctrl+ atau Ctrl+ Memindahkan kursor ke arah kanan atau ke arah kiri satu kata
Ctrl+ atau Ctrl+ Memindahkan kursor ke atas atau ke bawah satu paragraf
Home dan End Memindahkan kursor ke awal atau ke akhir baris
Ctrl+Home atau Ctrl+End Memindahkan kursor ke awal atau ke akhir dokumen
PgUp atau PgDn Memindahkan kursor ke atas atau ke bawah satu layar
Ctrl+PgUp atau Ctrl+PgDn Memindahkan kursor ke atas atau ke bawah satu halaman
3. Blok Teks
Blok teks adalah batasan area yang akan diolah. Batasan area tersebut dapat berupa karakter, alinea, atau seluruh teks di dalam dokuman, dengan memblok teks yang diinginkan, kita dapat melakukan meng-copy, memindahkan atau menghapus teks, dan pewarnaan teks secara cepat.
a. Memblok teks dengan mouse
Tabel 19. Memblok teks dengan mouse
Kegiatan Fungsi
Klik dan tahan (drag) teks geser ke arah akhir teks yang diinginkan Memblok teks sesuai dengan keinginan
Klik dua kali pada kata yang diinginkan Memblok satu kata
Klik pada selection bars Memblok satu baris
Tekan Ctrl (tahan) klik kalimat yang diinginkan Memblok beberapa baris
Tekan Ctrl lalu klik kalimat yang diinginkan Memblok satu kalimat
Klik gkita pada selection bar atau klik 3x pada bagian paragraf Memblok satu paragraf
Tekan ALT lalu drag mouse ke posisi yang diinginkan Memblok berbentuk kolom
b. Memblok teks dengan keyboard
Tabel 20. Memblok teks dengan keyboard
Kegiatan Fungsi
Shift+ Memblok satu karakter ke arah kiri
Shift+ Memblok satu karakter ke arah kanan
Shift+ Memblok satu baris ke atas
Shift+ Memblok satu baris ke bawah
Ctrl+Shift+ Memblok satu kata ke kanan
Ctrl+Shift+ Memblok satu kata ke kiri
Ctrl+Shift+ Memblok sampai ke awal paragraf
Ctrl+Shift+ Memblok sampai ke akhir paragraf
Shift+Home Memblok sampai ke awal baris
Shift+End Memblok sampai ke akhir baris
Shift+PgUp Memblok sampai satu layar ke atas
Shift+PgDn Memblok sampai satu layar ke bawah
Ctrl+Shift+Home Memblok sampai ke awal dokumen
Ctrl+Shift+End Memblok sampai ke akhir dokumen
Ctrl+A Memblok seluruh teks dalam sebuah dokumen
Catatan:
Jika ingin membatalkan pemblokan pada teks yang telah dilakukan, maka dapat mengklik tombol kiri mouse di sembarang tempat pada dokumen tersebut.
4. Perataan Teks
Pada materi ini kita akan mempelajari tentang bagaimana membuat teks rata kiri, rata tengah, rata kanan dan rata kiri kanan.
Cara pengaturan teks dengan formatting toolbar:
a. Blok terlebih dahulu teks yang akan diolah.
b. Kemudian klik ikon pengaturan teks yang terdapat pada formatting toolbar.
Misalkan ada naskah seperti di bawah ini:
Gambar 14. Contoh dokumen perataan teks
Tabel 21. Perataan teks (align ikon)
Ikon Fungsi Alternatif Nama Perintah Fungsi Perintah
Ctrl + L Align Left Teks rata kiri
Ctrl + E Center Teks rata tengah
Ctrl + R Align Right Teks rata kanan
Ctrl + J Justify Teks rata kiri dan kanan
5. Mengubah Jenis dan Bentuk Huruf (Font)
Gambar 15. Jenis dan bentuk huruf
Jenis huruf dalam program Ms. Word mempunyai banyak pilihan, apalagi kalau kita mempunyai software yang menyediakan ribuan jenis-jenis huruf dan install ke Windows maka teks yang kita ketik akan lebih menarik lagi.
Huruf (font) mempunyai nama, contohnya Arial, Times New Roman, Comic Sans MS dan lain-lain. Untuk mengubah font dari teks kita yang sebelumnya telah diketik, dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Gambar 16.Cara memformat jenis font
a. Blok teks yang akan diubah jenis hurufnya
b. Klik ikon Font pada toolbar Formatting , maka akan tampil daftar pilihan jenis-jenis huruf
c. Klik huruf yang kita pilih , misalnya jenis huruf Time New Roman.
d. Maka huruf tadi akan berubah menjadi jenis Time New Roman
e. Lakukan hal yang sama pada teks yang lain dengan langkah yang sama
Selain cara di atas kita dapat menggunakan alternatif/cara lain yaitu:
a. Klik menu Format pada menu bar, klik Font, maka akan tampil kotak dialog pengaturan font seperti yang tampak pada gambar.
Gambar 17. Kotak dialog Font
b. Bisa juga dengan langsung menekan tombol kombinasi keyboard Ctrl+Shift+F untuk melakukan perubahan jenis huruf.
6. Mengubah Ukuran Huruf (Font Size)
Pada sebuah dokumen yang pertama kali dibuka dan siap menerima perintah, secara default Ms. Word memakai pilihan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran huruf (font) 12 point. Langkah-langkah apabila teks tersebut ingin kita ganti ukuran hurufnya adalah sebagai berikut:
Gambar 18. Cara memformat efek font size
1. Blok teks yang akan diubah ukuran hurufnya
2. Klik ikon Font Size pada formatting toolbar, maka akan tampil daftar pilihan ukuran huruf
3. Klik ukuran huruf yang kita pilih , misalnya ukuran huruf 12.
4. Maka huruf tadi akan berubah menjadi ukurannya 12.
5. Untuk jenis huruf yang lainnya sama dengan langkah di atas.
Selain cara di atas kita dapat menggunakan alternatif/cara lain yaitu:
b. Klik menu Format pada menu bar, klik Font, maka akan tampil kotak dialog pengaturan font seperti yang tampak pada gambar perhatikan font sizenya.
Gambar 19. Kotak dialog Font size
2. Bisa juga dengan langsung menekan tombol kombinasi keyboard Ctrl+Shift+P untuk melakukan perubahan ukuran huruf
7. Memilih Gaya Tampilan Huruf ( Font Style)
Untuk memberikan dan mengubah gaya tampilan huruf (font style) dari sebuah teks yang telah kita ketik sebelumnya, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
Pilih dan blok teks yang akan dirubah gaya tampilannya.
1. Apabila teks tersebut ingin menggunakan huruf tebal, pilih dan klik tombol Bold yang terdapat pada toolbar formatting atau menekan tombol Ctrl+B.
2. Apabila teks tersebut ingin menggunakan huruf miring, pilih dan klik tombol Italic yang terdapat pada toolbar formatting atau menekan tombol Ctrl+I.
Gambar 20. Cara memformat Bold dan Italic
Tabel 22. Ikon Bold dan Italic
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Bold Menebalkan huruf
Italic Memiringkan huruf
8. Membuat Garis Bawah (Underline)
Untuk memberikan garis bawah dari sebuah teks yang telah kita ketik sebelumnya, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pilih dan blok teks yang akan dirubah diberi garis bawahi
b. Pilih dan klik tombol Underline yang terdapat pada tombol formatting toolbar:
1) Menekan tombol Ctrl+Shift+U untuk memberi garis bawah tunggal,
2) Menekan tombol Ctrl+Shift+D untuk memberi garis bawah ganda
3) Menekan tombol Ctrl+Shift+W untuk memberi garis bawah tunggal hanya pada kata.
Gambar 21. Cara memformat Underline
Tabel 23. Ikon Underline
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Underline Menggarisbawahi
9. Menentukan Warna Huruf (Font Color)
Apabila diperlukan dalam pengetikan dapat kita tampilkan teks dengan menggunakan warna huruf, sehingga tampilan huruf yang kita ketik akan terlihat lebih menarik. Untuk mengubah warna huruf langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a. Pilih dan blok teks yang akan dirubah dan diberi warna
b. Pilih dan klik ikon (Font Color) yang terdapat pada formatting toolbar.
Tabel 24. Ikon font Color
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Font Color Merubah warna huruf
D. Edit Teks
Jika kita membuat kesalahan selama proses pengetikan, kita dapat memperbaikinya dengan berbagai cara berikut ini:
1. Tekan tombol BacksSpace untuk menghapus satu karakter di kiri titik sisip.
2. Tekan tombol Delete untuk menghapus karakter di kanan titik sisip.
3. Untuk melakukan pengulangan dari teks yang baru Kita ketik, pilih menu Edit, Repeat Typing (Ctrl+Y).
4. Untuk menghapus teks yang baru saja Kita ketik, pilih dan klik menu Edit, Undo Typing (Ctrl+Z) atau klik ikon (Undo) pada standard toolbar.
5. Untuk pindah ke baris baru tanpa menyisipkan sebuah tanda paragraf, tekan tombol Shift+Enter.
1. Meng-copy Teks
Untuk meng-copy sebuah teks dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Blok teks yang akan di-copy
b. Klik menu Edit dan pilih Copy pada standard toolbar atau ikon (Copy)
c. Pindahkan kursor/insertion point ke lokasi peng-copyan
d. Klik menu Edit dan pilih Paste atau klik ikon (Paste)
Tabel 25. Ikon copy dan paste
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Copy Meng-copy pengetikan ke areal luar
Paste Pengambilan/penempelan hasil dari peng-copy-an
Atau dengan cara:
a. Blok teks yang akan di-copy
b. Tekan Ctrl+Drag teks tersebut dan geser mouse ke lokasi tujuan peng-copyan
Atau dengan cara:
a. Blok teks yang akan di-copy
b. Tekan Ctrl+C
c. Bawa kursor/insertion point ke area tujuan
d. Tekan Ctrl+V
2. Menghapus Teks
Menghapus teks dapat kita lakukan sebagai berikut:
a. Blok teks yang akan dihapus
b. Klik menu Edit lalu pilih dan klik Cut atau klik ikon (Cut) pada standard toolbar
Tabel 26. Ikon cut
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Cut Menggunting /menghapus
Atau dengan cara:
a. Blok teks yang akan dihapus
b. Tekan tombol Delete
3. Memindahkan Teks
Untuk memindahkan sebuah teks dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Blok teks yang akan dipindahkan
b. Klik menu Edit pilih dan klik Cut atau klik ikon (Cut) pada standard toolbar
c. Pindahkan kursor/insertion point ke lokasi tujuan
d. Klik menu Edit dan pilih Paste atau klik ikon (Paste)
Atau dengan cara:
a. Blok teks yang akan dipindahkan
b. Drag teks tersebut dan geser mouse ke lokasi tujuan
Atau dengan cara:
a. Blok teks yang akan dipindahkan
b. Tekan tombol Ctrl+X
c. Pindahkan kursor/insertion point ke lokasi tujuan
d. Tekan Ctrl+V
Untuk membatalkan perintah,dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Klik menu Edit
b. Klik Undo
Atau dengan cara:
Meng-klik ikon (Undo) pada standard toolbar
Tabel 27. Ikon Undo Typing
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Undo Membatalkan perintah karakter terakhir
Atau dengan cara:
Menekan tombol Ctrl+Z atau tombol kombinasi Alt+Backspace
Untuk mengulangi perintah,dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Klik menu Edit
b. Klik Redo
Atau dengan cara:
Meng-klik ikon (Redo) pada standard toolbar
Tabel 28. Ikon Can’t redo
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Redo Typing Membatalkan setelah kita melakukan pembatalan perintah karakter terakhir
E. Format Paragraf
Paragraf adalah segala sesuatu yang diakhiri dengan menekan tombol Enter. Paragraf mungkin berupa judul laporan, bagian suatu daftar, baris kosong di antara dua paragraf, sekumpulan teks atau kalimat yang mempunyai satu pemikiran. Kita dapat mengatur format paragraf dengan menggunakan salah satu cara berikut ini:
1. Pilih paragraf yang akan kita format, kemudian atur formatnya sesuai dengan keinginan kita.
2. Tempatkan pada titik sisip pada posisi awal pengetikan paragraf atau formatnya, kemudian ketik paragraf yang Kita inginkan. Dengan cara ini, semua paragraf yang kita ketik mulai dari posisi titik sisip akan mengikuti format yang kita pilih sampai kita melakukan perubahan kembali atau memindahkan posisi titik sisip ke bagian lain pada dokumen.
1. Pengaturan Paragraf dan Spasi
Untuk mengatur paragraf dan spasi dari dokumen yang kita buat dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut ;
a. Klik menu Format dan klik Paragraf
b. Klik tab Indents and Spacing
Gambar 22. Pengaturan Paragraf
Keterangan:
a. Alignment, untuk pengaturan jenis perataan teks dengan empat pilihan yaitu
1) Left : teks/naskah dibuat dengan rata kiri
2) Centered : teks/naskah dibuat dengan rata tengah
3) Right : teks/naskah dibuat dengan rata kanan
4) Justified : teks/naskah dibuat dengan rata kiri dan kanan
b. Left, untuk menentukan indentasi paragraf dari batas kiri halaman.
c. Right, untuk menentukan indentasi paragraf dari batas kanan halaman.
d. Before, untuk mengatur spasi sebelum baris (teks) yang sekarang.
e. After, untuk mengatur spasi setelah baris (teks) yang sekarang.
f. Line Spacing, untuk menentukan spasi dari teks.
1) Single : mengatur jarak satu spasi
2) 1.5 lines : mengatur jarak satu setengah spasi
3) Double : mengatur jarak dua spasi
4) At least : mengatur jarak spasi minimal
5) Exactly : mengatur jarak spasi yang pasti
6) Multiple : mengatur jarak spasi satu jadi dua, 1.5 jadi 3 dst.
g. Special, digunakan untuk menentukan jenis paragraf, apakah menjorok kedalam (first line) atau menggantung (hanging) sedangkan jaraknya ditentukan pada option by yang terletak disebelah kanan option ini.
2. Memisahkan dan Menggabungkan Paragraf
Paragraf adalah sekumpulan kalimat yang mengandung makna tertentu dan tidak dapat dipisah-pisahkan. Pada Microsoft Word, penekanan tombol enter hanya dilakukan jika kita ingin berpindah ke paragraf berikutnya. Bagaimana halnya kalau kita tidak sengaja menekan tombol enter padahal belum ingin pindah ke paragraf berikutnya atau kita ingin misahkan satu paragraf menjadi dua.
2. Memisahkan paragraf
Letakkan insertion point pada kalimat yang akan dipisahkan, lalu tekanlah tombol enter.
3. Menggabungkan paragraf
Menggabungkan paragraf dapat dilakukan dengan menghapus lambang enter ( ¶ )yang terdapat pada akhir suatu paragraf. Untuk memunculkan lambang ini pada layar kerja, kliklah ikon tersebut yang terdapat pada standar toolbar.
Tabel 29. Ikon Show/hide ¶
Ikon Nama Perintah Fungsi Perintah
Show/hide Memunculkan atau menyembunyikan tanda paragraf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar